Граматичні помилки - це поганий вигляд.
Ділові документи, наповнені граматичними помилками, можуть підірвати вашу професійну репутацію, не кажучи вже про репутацію вашої компанії. Ось чому адміністратори повинні добре працюватизнання граматики, орфографію та пунктуацію, а також здатність вловлювати помилки раніше, ніж це зробить хтось інший.
Виявлення власних граматичних помилок може бути складним. Але трохи попрактикувавшись, ви зможете зменшити свою похибку і в кінцевому підсумку допомогти вашій компанії спроектувати імідж точності та професіоналізму.
Знати, на що слід звернути увагу
Крістофер Сіммонс, президент Send2Press Newswire, служби розсилки новин з Редондо-Біч, штат Каліфорнія, щороку щорічно вичитує копію. Найпоширеніші граматичні помилки, які він виявляє у випусках для бізнесу, включають:
- Це проти його:'Це' скорочено від 'це' або 'у нього' ('йде дощ'), тоді як 'його' - це присвійний займенник, як у 'його пальто'.
- Ти проти свого:'Ти' - це скорочення від 'ти' ('ти так не виходиш'), тоді як 'твій' - це присвійний займенник, як у 'твоє пальто'.
- Там проти їх:'Там' є місце ('підемо туди'), тоді як 'їх' - це присвійний займенник у множині, як у 'їх пальто'.
- Страхувати проти гарантувати:Термін 'страхувати' пов'язаний зі страхуванням, тоді як 'забезпечити' означає 'переконатися'. Таким чином, ви б «забезпечили, щоб люди вчасно прибули до офісу», а не «застрахували» їх туди.
- Знаки пунктуації та лапки:Коми, що відокремлюють пряму цитату від решти речення, слід розмістити всередині лапок. Те ж саме стосується і періодів. Знаки питання повинні міститися в лапках, тільки якщо вони є частиною цитати. Так, наприклад: 'Продажі на південному сході будуть сприятливими у четвертому кварталі', - сказав він.
Якщо цитата є цитатою, а за нею відразу йде відповідне посилання в дужках, розділові знаки слідуватимуть за дужками, але кінцева лапка залишиться з фактичною цитатою. Наприклад: «Продажі на південному сході будуть сприятливими у четвертому кварталі» (Звіт XYZ, стор. 67). - Еліпси (...) проти Em Dashes (-):Еліпси вказують на те, що щось було видалено з тексту, і їх не слід використовувати для відокремлення думки - це робота для тире. Тут тире em використовується для виділення тексту, що визначає тему речення: 'Мій бос - той, хто попросив мене виступити з цією презентацією - сьогодні тут'. У цьому реченні слова 'один' були замінені крапкою: 'Мій начальник & hellip; який попросив мене виступити з цією презентацією, сьогодні тут'.
Перевірте свою роботу
Граматичні помилки виявити особливо важко, оскільки перевірка орфографії може не позначити їх. Ось чому експерти підкреслюютькоректура все ще є найкращим протиотрутою. Сіммонс пропонує ці поради щодо перевірки вашої роботи:
- Перегляньте свій документ на 125 або 150 відсотків у Word, щоб ви могли краще бачити те, що ви читаєте, і легше виявляти помилки.
- Переключіть свій шрифт на Courier-моноширинний шрифт, щоб порушити типове розпізнавання мозку. Це полегшує виявлення помилок, оскільки змушує приділяти пильнішу увагу тексту.
- Не просто знімайте. Знайдіть час, щоб по -справжньому прочитати те, що ви написали.
- По можливості, читайте свою роботу вголос. Ваш слух допоможе вам помітити помилки, які ви могли б не бачити.
- Роздрукуйте документ. Ви часто можете вловити на моніторі помилки на папері, які б ви пропустили.
Подивіться ще раз на свою роботу
Кім Дой, помічник адміністратора нью-йоркської фірми з цінних паперів, намагається почекати кілька годин, перш ніж перевірити свою роботу, щоб прочитати її свіжими очима. У неї також є подруга чи колега, ще раз перевірте, що вона написала, щоб переконатися, що вона нічого не пропустила.
Зверніться до профі
Одне місце, де граматичні помилки є найбільш смертельними, є у вашому резюме. Менеджери з найму прагнуть побачити, що у вас є базові навички письма, перш ніж вони будуть читати далі. Чи не могли б ви скористатись якоюсь допомогою у цьому? Отримайте безкоштовну оцінку резюме вже сьогодні від експертів служби Monster's Resume Writing Service. Протягом двох робочих днів ви отримаєте детальний відгук, включаючи огляд зовнішнього вигляду та змісту вашого резюме, а також прогноз першого враження рекрутера.