Ваш начальник призначив вас керівником інформаційного бюлетеня компанії чи відділу, але ви ніколи не відвідували курс редагування чи графічного дизайну? Не панікуйте. Сьогодні багато адміністраторів беруть на себе цю відповідальність. Ці поради допоможуть вам розпочати роботу.
Стислий зміст
Найбільша помилка, яку роблять новачки в інформаційному бюлетені,-це надто довгі статті,-каже Елейн Флойд, автор книгиШвидкі та легкі інформаційні бюлетені. Найдовша стаття має займати не більше двох стовпців на триколонній сторінці, але більшість статей має складати менше 100 слів. Ви можете навчитися стискати інформацію в щільні пакети, вивчаючи газетні резюме.
У електронних інформаційних бюлетенях Флойд просто містить заголовки та кілька речень про тему історії з посиланням на повну статтю.
І, звичайно, не забудьте попросити когось ще вичитувати інформаційний бюлетень, перш ніж його розсилати.
Форматування
Оскільки у програмах для текстової обробки важче маніпулювати графікою, це допомагає придбати програмне забезпечення для публікацій, що містить шаблони інформаційних листів, пропонує Джуді МакКой, CPS/CAP, яка добровільно працює над інформаційним бюлетенем Глави Міжнародної асоціації Беллінгема, Вашингтон. Адміністративні фахівці. Для початку дотримуйтесь шаблону, а потім експериментуйте, коли ви дізнаєтесь більше про естетику дизайну та команди програми.
Приваблива графіка
Хоча електронний інформаційний бюлетень із заголовками та посиланнями не потребує графіки, фотографії та малюнки є необхідними для залучення читача до друкованих та веб-інформаційних бюлетенів, кажуть Флойд та Маккой. Кожна сторінка повинна містити принаймні одне велике зображення, пропонує Флойд.
Заголовки, що привертають увагу
Пам’ятайте, що око спочатку відслідковує заголовки та фотографії, каже Флойд. Тримайте заголовки чіткими та цілеспрямованими. Крім того, 'якщо це можливо, помістіть основний момент статті в підпис [фото]', - каже вона.
Щоб ваш електронний інформаційний бюлетень виділявся у вхідних скриньках підписників, збережіть назву свого інформаційного бюлетеня коротким і запам'ятовується, а потім включіть ключові слова до найважливіших новин у тему, щоб залучити читача. Наприклад, '(Назва компанії) Insider: Оновлення акцій, Новини виставок, Різдвяний бонус', пропонує Флойд.
Тримайте преси
Для свого інформаційного бюлетеня Маккой розміщує його в Інтернеті, а не розсилає поштою. Їй не потрібно набирати інших добровольців, щоб таким чином складати, опечатувати, штампувати та надсилати розсилкипорятунок організації1000 доларів на рік на витрати на друк та відправлення. Щоразу, коли з’являється новий інформаційний бюлетень, МакКой просто надсилає учасникам відповідне посилання.
Переваги друку
Однак, перш ніж припиняти надсилання друкованої версії, вам слід подумати про свою аудиторію - колег по роботі, клієнтів/клієнтів чи членів асоціації - і про те, який формат вони, швидше за все, прочитають, каже Флойд. Люди, які щодня отримують понад 100 електронних листів, можуть забути або навіть стерти вашу розсилку, випадково або тому, що у них просто немає часу на її читання під час перевірки електронної пошти.
'Я виявляю, що ви отримуєте набагато більше уваги, надсилаючи речі факсом або друком', - каже Флойд. 'У маркетингу ви завжди повинні йти туди, де немає достатку'.